PROSEDUR KOMUNIKASI

TUJUAN

Untuk memastikan tersedianya mekanisme komunikasi dan konsultasi dua arah terkait dengan implementasi system manajemen Mutu dan Lingkungan

RUANG LINGKUP

Semua informasi internal dan eksternal terkait dengan implementasi sistem manajemen mutu dan lingkungan

DEFINISI

Komunikasi Internal

adalah suatu media hubungan antar personal / departemen dalam lingkungan dalam kaitan pengelolaan kinerja terkait dengan manajemen mutu dan lingkungan

Komunikasi Eksternal

adalah suatu hubungan antara Pihak Perusahaan dengan pihak luar/eksternal seperti Kontraktor/Subkontraktor, Instansi Pemerintah, atau Masyarakat sekitar perusahaan yang saling memberikan Informasi terkait dengan pengelolaan lingkungan di perusahaan

REFERENSI

ISO 9001 klausa 5.5.3. Komunikasi Internal
ISO 14001 klausa 4.4.3. Komunikasi

PROSEDUR

Komunikasi Internal

• Wakil Manajemen harus membuat rencana komunikasi internal sekaligus menentukan metode komunikasi yang sesuai

• Semua departemen harus menjalankan rencana komunikasi internal yang telah ditentukan, jika metode komunikasi melalui pertemuan harus dilengkapi daftar hadir peserta, jika melalui perintah harus dituangkan kedalam format internal memo.

• Apabila dalam pelaksanaannya terdapat masukan atau feedback dari karyawan, maka Wakil Manajemen bertanggungjawab untuk memberikan respon atau jawaban

• Apabila feedback memerlukan keputusan manajemen, Wakil Manajemen bertanggungjawab untuk membahasnya dengan top manajemen

• Apabila diperlukan tindak lanjut, Wakil Manajemen bersama departemen terkait bertanggungjawab membuat rencana tindak lanjut (action plan)

• Semua masukan dalam pelaksanaan komunikasi internal harus dilaporkan kepada manajemen oleh Wakil Manajemen dalam rapat tinjauan manajemen

Komunikasi eksternal

• Wakil Manajemen bertanggungjawab memonitor semua informasi yang berkaitan dengan pihak eksternal

• Semua informasi yang terkait dengan yang hendak disampaikan kepada pihak eksternal, harus sepengetahuan Wakil Manajemen, misalnya pelaporan tiga bulanan dokumen limbah B3 kepada pemerintah dll

• Untuk informasi yang terkait dari pihak eksternal, semua harus dicatat dalam Risalah Komunikasi Eksternal. Untuk informasi yang terkait dengan pengelolaan lingkungan, bagian security bertanggungjawab sebagai pelaksana pencatatan, sedangkan untuk informasi yang terkait dengan pelanggan, bagian marketing bertanggungjawab sebagai pelaksana.

• Semua informasi harus disampaikan ke Wakil Manajemen

• Wakil Manajemen bersama departemen terkait membahas informasi yang ada. Jika pembahasannya memerlukan keputusan manajemen, maka Wakil Manajemen bertanggungjawab membahasnya dengan top manajemen

• Jika dari hasil pembahasan memerlukan tindakan perbaikan terkaitan informasi dari pihak eksternal, maka Wakil Manajemen bersama departemen terkait bertanggungjawab melakukan tindakan perbaikan

• Wakil Manajemen bertanggungjawab memberikan tanggapan atas setiap informasi dari pihak eksternal melalui departemen terkait, termasuk bukti rencana perbaikan dan hasilnya

• Semua status informasi dari pihak eksternal harus dilaporkan kepada manajemen oleh Wakil Manajemen dalam rapat tinjauan manajemen
  

DOKUMEN TERKAIT

Nil

CATATAN / FORM

• Risalah komunikasi internal

• Risalah komunikasi eksternal

• Daftar hadir

• Internal memo

PROSEDUR PENGENDALIAN BAHAN KIMIA BERBAHAYA

TUJUAN

• Memastikan bahwa setiap bahan kimia berbahaya yang ada di area dikendalikan dengan benar

• Mengurangi potensi pencemaran lingkungan dan kecelakaan kerja akibat penanganan bahan kimia berbahaya

RUANG LINGKUP

• Prosedur ini mencakup pengendalian semua bahan kimia berbahaya yang dipergunakan.

DEFINISI

• Bahan Kimia Berbahaya adalah bahan kimia yang mengandung potensi bahaya, baik secara langsung maupun tidak langsung terhadap kesehatan maupun lingkungan.
• MSDS : Material Safety Data Sheet

REFERENSI

• ISO 14001 klausa 4.4.7. Kesiapsiagaan dan Tanggap Keadaan Darurat

FLOWCHART

Buatkan Flowchat

PROSEDUR

• Departemen K3LL mengidentifikasi bahan kimia berbahaya yang dipergunakan di perusahaan
  

• Pastikan setiap bahan kimia berbahaya yang digunakan mempunyai dokumen Material Safety Data Sheet (MSDS). Jika tidak tersedia MSDS, Departemen K3LL menginformasikan kepada Departemen Purcashing untuk meminta dokumen MSDS kepada supplier terkait. Pastikan setiap pembelian bahan kimia berbahaya selalu dilampiri MSDS. MSDS dilampirkan pada pembelian awal dan jika ada perubahan komposisi bahan kimia.

• Terjemahkan MSDS yang ada ke dalam bahasa indonesia dan distribusikan salinannya kepada departemen terkait. Departemen K3LL harus memastikan MSDS terpasang diarea penyimpanan dan pemakaian bahan kimia berbahaya

• Departemen K3LL dan Departemen terkait bertanggungjawab mengkomunikasikan MSDS kepada pekerja terkait

• Pastikan penanganan bahan kimia berbahaya mengikuti MSDS dan pedoman penanganan bahan kimia

• Jika ada limbah yang timbul karena sisa bahan kimia berbahaya dan atau sisa proses, lakukan penanganannya sesuai prosedur penanganan limbah

DOKUMEN TERKAIT

• Prosedur penanganan limbah

CATATAN / FORM

• Daftar bahan Kimia Berbahaya

• Material Safety Data Sheet

PROSEDUR PENANGANAN KEADAAN DARURAT

Perencanaan Penanganan Keadaan Darurat

• Departemen K3LL melakukan identifikasi terhadap potensi keadaan darurat yang ada, tuangkan dalam form daftar potensi keadaan darurat.

• Buat rencana pengendalian terhadap potensi keadaan darurat yang ada dengan metode dokumentasi berupa pembuatan Standar Keadaan Darurat , nomor telepon penting, struktur organisasi keadaan darurat, tugas dan tanggung jawab team penanggulangan keadaan darurat dan standar penyimpanan tabung gas bertekanan.

• Sosialisasikan standar keadaan darurat untuk memastikan setiap karyawan mengetahui tatacara penanganan keadaan darurat.

• Lakukan uji coba penanganan keadaan darurat sesuai jadwal uji coba (dua kali dalam satu tahun) dibawah koordinasi koordinator team penanggulangan. Tuangkan evaluasinya dalam form Evaluasi uji coba penanganan keadaan darurat.

• Simpan semua record ujicoba sesuai prosedur pengendalian catatan.

Penanganan Keadaan Darurat

• Setiap karyawan yang mengetahui adanya keadaan darurat harus melaporkannya kepada team penanganan keadaan darurat.

• Team penanggulangan keadaan darurat bertanggungjawab menangani keadaan darurat yang ada. Untuk keadaan darurat kebakaran, penggunaan alat pemadam mengikuti standar penggunaan APAR dan standar penggunaan APAB.

• Jika keadaan darurat tidak dapat ditangani oleh team penanggulangan keadaan darurat, maka koordinator team harus segera menghubungi pihak luar yang terkait untuk meminta bantuan

• Setelah keadaan terkendali, koordinator team bertanggungjawab melakukan koordinasi investigasi bersama Management Representatif dan kepala departemen terkait maksimal 2 X 24 jam.

• Lakukan aktivitas pemulihan keadaan segera setelah keadaan terkendali

• Simpan semua record investigasi sesuai prosedur pengendalian catatan

Pengendalian Peralatan Keadaan Darurat

• Departemen K3LL bertanggungjawab mengidentifikasi semua peralatan keadaan darurat, tuangkan dalam form daftar peralatan keadaan darurat.

• Departemen K3LL bertanggungjawab untuk memastikan peralatan keadaan darurat dalam kondisi baik dan siap pakai, untuk kepentingan ini, lakukan inspeksi peralatan keadaan darurat, gunakan form check list APAR, check list kotak P3K, dan check list box alarm system.

DOKUMEN TERKAIT

Nil

CATATAN TERKAIT

• Daftar Potensi Keadaan Darurat

• Daftar nomor Telepon Penting

• Standar Penyimpanan Tabung Gas Bertekanan

• Struktur Organisasi Tim Tanggap Darurat

• Tugas dan Tanggung Jawab Tim Tanggap Darurat

• Jadwal Uji Coba Keadaan Darurat

• Evaluasi Ujicoba Keadaan Darurat

• Laporan Investigasi Keadaan Darurat

• Daftar Peralatan Keadaan Darurat

• Check List APAR

• Check List Kotak P3K

• Check List Box Alarm System

• Standar Tanggap Darurat Kebakaran

• Standar Tanggap Darurat Gempa Bumi

• Standar Tanggap Darurat Terkena Bahan Kimia

• Standar Tanggap Darurat Evakuasi

• Standar Penggunaan APAR

• Standar Penggunaan APAB

PROSEDUR IDENTIFIKASI PERATURAN DAN PERSYARATAN LAIN

Identifikasi Peraturan dan Persyaran

• Departemen K3LL melakukan identifikasi terhadap peraturan dan persyaratan lain yang terkait dengan aktifitas / alat yang ada dengan cara melihat literatur peraturan, menghubungi departemen terkait atau melalui internet

• Lakukan tinjauan relevansi terhadap peraturan yang telah teridentifikasi dengan melihat hubungan aspek penting lingkungan dengan peraturan. Gunakan form Daftar Identifikasi-Akses dan Pemenuhan Peraturan dan Persyaratan Lain

• Departemen K3LL harus memastikan salinan peraturan yang tercantum dalam daftar peraturan dan persyaratan tersedia di PT. Pasadena Metric Indonesia dan dikendalikan sesuai prosedur Prosedur Pengendalian Dokumen.

• Setiap 6 bulan, K3LL harus memeriksa peraturan dan persyaratan lainnya dengan menghubungi sumber peraturan, untuk memastikan peraturan yang dimiliki adalah yang paling terbaru

• K3LL harus membuat rangkuman identifikasi peraturan-persyaratan lain dan mendistribusikannya kepada bagian/departemen terkait

• Setiap Kepala Departemen terkait harus memastikan rangkuman peraturan dan persyaratan lain tersebut dikomunikasikan pada karyawan/pihak terkait lain yang ada di dalam departemennya, dan memastikan semua peraturan dan persyaratan lain tersebut dipenuhi

Evaluasi Pemenuhan Peraturan dan Persyaratan

• K3LL harus memastikan dilakukannya evaluasi pemenuhan terhadap peraturan dan persyaratan lain yang telah diidentifikasi, secara teratur dan hasilnya ditindaklanjuti sebagaimana mestinya

• K3LL harus melakukan evaluasi pemenuhan atas peraturan perundangan dan persyaratan lain sedikitnya sekali setahun. Hasil evaluasi dicatat dalam form Daftar Identifikasi dan Evaluasi Pemenuhan Peraturan dan Persyaratan Lain

• Evaluasi (peraturan dan persyaratan) dilakukan dengan melakukan analisis terhadap tingkat pemenuhan peraturannya, termasuk perizinan dan sertifikasi yang diwajibkan, dengan mengambil data dari departemen terkait

• Semua hasil evaluasi harus dikomunikasikan kepada departemen yang terkait, dan dilaporkan kepada Top Manajemen dan Wakil Manajemen dalam Rapat Tinjauan Manajemen

• Jika hasil evaluasi tidak memenuhi atau berkecenderungan tidak memenuhi peraturan dan persyaratan, maka setiap kepala departemen yang terkait harus membuat laporan ketidaksesuaian sesuai form Laporan Ketidaksesuaian, Tindakan Perbaikan dan Pencegahan serta melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan yang relevan

• Semua catatan hasil evaluasi dan komunikasi terkait harus dijaga dan disimpan oleh Departemen K3LL

DOKUMEN TERKAIT

• Prosedur Pengendalian Dokumen
• Prosedur Ketidaksesuaian, Tindakan Perbaikan dan Pencegahan

CATATAN / FORM

• Daftar Identifikasi-Akses dan Pemenuhan Peraturan dan Persyaratan Lain

• Daftar Pemenuhan Peraturan dan Persyaratan lain

• Salinan Peraturan dan Persyaratan Lain

PROSEDUR ASPEK DAMPAK LINGKUNGAN

1. PROSEDUR

1.1. Perencanaan

1.1.1. Proses identifikasi aspek lingkungan merupakan rangkaian proses aktivitas dari identifikasi aspek lingkungan, Penilaian dampak lingkungan, Evaluasi Aspek penting lingkungan, Penentuan Objective-Target-Program (OTP), serta penentuan pengendalian yang sesuai terhadap aspek penting lingkungan

1.1.2. Sebelum melakukan proses identifikasi, personal terkait harus mengikuti pelatihan identifikasi aspek lingkungan

1.2. Identifikasi Aspek Lingkungan

1.2.1. Semua departemen harus melakukan identifikasi Aspek lingkungan terhadap aktivitas, proses, produk di area kerjanya masing-masing. Proses identifikasi harus memperhatikan :

a. Kegiatan rutin maupun tidak-rutin

b. Aktifitas yang dilakukan setiap orang yang berada di area kerja

c. Area kerja, proses, instalasi, mesin/peralatan kerja

1.2.2. Identifikasi dilakukan dalam kondisi operasi normal, abnormal dan keadaan darurat. Kondisi operasi ditinjau dengan memperhatikan dampak lingkungan yang dihasilkan dari setiap aspek

1.2.3. Tuangkan hasil proses identifikasi aspek lingkungan ke dalam form Daftar Aspek dan Dampak Lingkungan

1.3. Penilaian dampak lingkungan

1.3.1. Proses penilaian dampak lingkungan masih menggunakan form Daftar Aspek dan Dampak Lingkungan

1.3.2. Aspek lingkungan yang sudah diidentifikasi, dinilai dampaknya untuk menentukan apakah termasuk aspek penting lingkungan. Penilaian mengacu kepada Impact Assassement Matrix

1.3.3. Dampak lingkungan dinilai menurut tingkat kemungkinan (P) dan keparahan (S). Angka numerik yang diberikan pada tiap bahaya dan aspek lingkungan, kemudian dikalikan untuk mendapatkan Impact Priority Number/Nilai Dampak (P x S = IPN). IPN akan berkisar antara 1 sampai dengan 20

1.3.4. Aspek penting lingkungan adalah aspek lingkungan yang mempunyai :

a. Peraturan dan persyaratan yang mengaturnya, dan atau

b. Nilai Dampak (IPN) diatas 8

1.4. Evaluasi Aspek Penting Lingkungan

1.4.1. Pisahkan aspek Penting lingkungan dalam Daftar Aspek Lingkungan, dan masukkan kedalam form Evaluasi Aspek Penting Lingkungan untuk dievaluasi

1.4.2. Aspek Penting Lingkungan dievaluasi untuk mengetahui perlu tidaknya Objective, target dan Program. Proses evaluasi perlu mempertimbangkan beberapa kriteria, yaitu :

a. Pemenuhan peraturan dan persyaratan yang terkait aspek penting lingkungan

b. Teknologi dan finansial

c. Persyaratan operasional dan bisnis

d. Pandangan pihak terkait

1.4.3. Aspek penting lingkungan yang memerlukan objective,target dan program adalah aspek penting lingkungan yang hasil evaluasinya memenuhi minimal dua dari empat kriteria evaluasi

1.5. Objective Target dan Program Aspek Penting Lingkungan

1.5.1. Aspek Penting lingkungan yang dijadikan objective target dan program, dibuatkan program kerja terencana. Gunakan Objective, Target, dan Program Sistem Manajemen, untuk keperluan pembuatan program kerjanya

1.5.2. Program yang dibuat harus jelas target yang hendak dicapai, personal yang bertanggungjawab dan batas waktu pencapaiannya. Program yang dibuat harus dipantau pencapaian setiap bulannya.

1.5.3. Objective target dan Program yang terkait dengan mutu, ditentukan dari key performance indicator masing-masing bagian

1.6. Pengendalian Aspek Penting Lingkungan

1.6.1. Aspek penting lingkungan yang tidak memerlukan Objective, target dan Program (OTP), perlu dikendalikan. Gunakan form Daftar Pengendalian Aspek Penting Lingkungan untuk menentukan pengendalian yang sesuai

1.6.2. Lakukan monitoring terhadap efektifitas pengendalian dengan menggunakan metode inspeksi

1.7. Komunikasi

1.7.1. Aspek penting lingkungan harus dikomunikasikan kepada semua karyawan disetiap departemen sesuai dengan Prosedur Komunikasi

1.8. Perubahan

1.8.1. Daftar aspek lingkungan harus ditinjau ulang apabila :

a. Terjadi perubahan atas aktifitas dan produk

b. Objective target dan program manajemen telah tercapai sehingga terjadi perubahan nilai dampak lingkungan

c. Setiap satu tahun sekali

1.9. Impact Assasseent Matrix

SKALA	KATEGORI KEMUNGKINAN
1	Nyaris tidak mungkin terjadi, Sekali dalam beberapa tahun
2	Mungkin terjadi pada kondisi tertentu, Beberapa kali dalam setiap tahun
3	Mungkin terjadi pada saat normal, Beberapa kali setiap bulan
4	Mungkin sekali terjadi, Beberapa kali setiap minggu
5	Hampir pasti terjadi, Sering kali setiap hari

	KATEGORI KEPARAHAN
SKALA	Pengaruh ke lingkungan/Sebaran geografis	Derajat Pemulihan Dampak	Efisiensi Pemakaian	Tingkat Cidera
	( A )	( B )	( C )	( D )
1	Insiden tanpa menyebabkan kerusakan lingkungan/terjadi Hanya dititik operasi	Dapat dipulihkan dalam 1 hari	Pemakaian optimal	Pertolongan pertama, Menyebabkan Sakit ringan
2	Insiden menyebabkan kerusakan kecil terhadap lingkungan/terjadi diSatu line operasi	Dapat dipulihkan dalam 1 minggu	Pemakaian dengan efisiensi cukup besar	Pertolongan medis, Sakit dengan hari hilang
3	Insiden yang memerlukan team emergency internal/terjadi disatu area pabrik dalam batas pagar	Dapat dipulihkan dalam 1 bulan	Pemakaian dengan efisiensi sedang, kemungkinan untuk improvement	Menyebabkan cacat, Kelainan fungsi organ
4	Insiden yang memerlukan team emergency eksternal/dampak sampai Keluar batas pagar pabrik	Dipulihkan lebih dari 1 bulan	Pemakaian boros, perlu program untuk improvement	Menyebabkan kematian, Kerusakan fungsi organ

2. DOKUMEN TERKAIT

2.1. Prosedur Komunikasi

3. CATATAN / FORM

3.1. Daftar Aspek dan Dampak Lingkungan

3.2. Evaluasi Aspek dan Dampak Penting Lingkungan

3.3. Objective Target dan Program Sistem manajemen

3.4. Daftar Pengendalian Operasional Aspek Penting Lingkungan

STANDAR TANGGAP DARURAT HURU HARA

1. Setiap karyawan melaporkan ketika terjadi huru-hara / kerusuhan masa kepada atasan atau ketua team tanggap darurat

2. Ketu team dan team segera melakukan penilaian terhadap situasi yang sedang terjadi, untuk menentukan langkah selanjutnya, tidak dibenarkan seorangpun menangani keadaan darurat huru-hara tanpa melakukan koordinasi dengan team keadaan darurat.

3. Informasikan segera kepada team lainya agar tetap siaga, khususnya team komunikasi dan keamanan (security), Management dan pihak-pihak eksternal terkait.

4. Semua team harus siap siaga dengan tugas team masing-masing. Team pemadam siap-siap dengan alat pemadam kebakaran, team P3K bersiap dengan peralatan P3K, Team evakuasi bersiap untuk mengevakuasi orang dan barang bila diperlukan ke tempat aman (muster point), team tumpahan bersiap untuk mengantisipasi bila ada materal tertumpah dan tercecer akibat adanya huru-hara.

5. Bagian Keamanan bertugas untuk melokalisir lokasi kerusuhan atau huru hara agar tidak mengganggu operasional perusahaan secara keseluruhan atau tidak menyebar keseluruh area kerja sehingga akan dapat menghentikan aktivitas perusahaan

6. Pemantauan kondisi dan situasi kejadian huru hara harus selalu dilakukan sehingga jika diperlukan evakuasi dapat dilakukan sesegera mungkin, pemantauan dapat diinformasikan oleh team komunikasi melalui pengeras suara yang tersedia.

7. Jika situasi tidak dapat dikendalikan oleh Bagian keamanan dari internal perusahaan maka segera minta bantuan dari pihak – pihak eksternal misalnya kepolisian, DALMAS atau instansi lainnya. Untuk menghubungi pihak eksternal dan pihak – pihak terkait lainnya perguanakan daftar nomor penting.

8. Jika memungkinkan tunjuk orang yang kompeten untuk melakukan negosiasi atau minta bantuan dari pihak yang terkait untuk mengendalikan masa.