PROSEDUR KOMUNIKASI

TUJUAN

Untuk memastikan tersedianya mekanisme komunikasi dan konsultasi dua arah terkait dengan implementasi system manajemen Mutu dan Lingkungan

RUANG LINGKUP

Semua informasi internal dan eksternal terkait dengan implementasi sistem manajemen mutu dan lingkungan

DEFINISI

Komunikasi Internal

adalah suatu media hubungan antar personal / departemen dalam lingkungan dalam kaitan pengelolaan kinerja terkait dengan manajemen mutu dan lingkungan

Komunikasi Eksternal

adalah suatu hubungan antara Pihak Perusahaan dengan pihak luar/eksternal seperti Kontraktor/Subkontraktor, Instansi Pemerintah, atau Masyarakat sekitar perusahaan yang saling memberikan Informasi terkait dengan pengelolaan lingkungan di perusahaan

REFERENSI

ISO 9001 klausa 5.5.3. Komunikasi Internal
ISO 14001 klausa 4.4.3. Komunikasi

PROSEDUR

Komunikasi Internal

• Wakil Manajemen harus membuat rencana komunikasi internal sekaligus menentukan metode komunikasi yang sesuai

• Semua departemen harus menjalankan rencana komunikasi internal yang telah ditentukan, jika metode komunikasi melalui pertemuan harus dilengkapi daftar hadir peserta, jika melalui perintah harus dituangkan kedalam format internal memo.

• Apabila dalam pelaksanaannya terdapat masukan atau feedback dari karyawan, maka Wakil Manajemen bertanggungjawab untuk memberikan respon atau jawaban

• Apabila feedback memerlukan keputusan manajemen, Wakil Manajemen bertanggungjawab untuk membahasnya dengan top manajemen

• Apabila diperlukan tindak lanjut, Wakil Manajemen bersama departemen terkait bertanggungjawab membuat rencana tindak lanjut (action plan)

• Semua masukan dalam pelaksanaan komunikasi internal harus dilaporkan kepada manajemen oleh Wakil Manajemen dalam rapat tinjauan manajemen

Komunikasi eksternal

• Wakil Manajemen bertanggungjawab memonitor semua informasi yang berkaitan dengan pihak eksternal

• Semua informasi yang terkait dengan yang hendak disampaikan kepada pihak eksternal, harus sepengetahuan Wakil Manajemen, misalnya pelaporan tiga bulanan dokumen limbah B3 kepada pemerintah dll

• Untuk informasi yang terkait dari pihak eksternal, semua harus dicatat dalam Risalah Komunikasi Eksternal. Untuk informasi yang terkait dengan pengelolaan lingkungan, bagian security bertanggungjawab sebagai pelaksana pencatatan, sedangkan untuk informasi yang terkait dengan pelanggan, bagian marketing bertanggungjawab sebagai pelaksana.

• Semua informasi harus disampaikan ke Wakil Manajemen

• Wakil Manajemen bersama departemen terkait membahas informasi yang ada. Jika pembahasannya memerlukan keputusan manajemen, maka Wakil Manajemen bertanggungjawab membahasnya dengan top manajemen

• Jika dari hasil pembahasan memerlukan tindakan perbaikan terkaitan informasi dari pihak eksternal, maka Wakil Manajemen bersama departemen terkait bertanggungjawab melakukan tindakan perbaikan

• Wakil Manajemen bertanggungjawab memberikan tanggapan atas setiap informasi dari pihak eksternal melalui departemen terkait, termasuk bukti rencana perbaikan dan hasilnya

• Semua status informasi dari pihak eksternal harus dilaporkan kepada manajemen oleh Wakil Manajemen dalam rapat tinjauan manajemen
  

DOKUMEN TERKAIT

Nil

CATATAN / FORM

• Risalah komunikasi internal

• Risalah komunikasi eksternal

• Daftar hadir

• Internal memo